La nuevas oficinas, flexibles y conectadas

La nuevas oficinas, flexibles y conectadas

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Los espacios laborales se reinventan para albergar a un trabajador nómada y colaborador

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La sede se ha convertido en la mejor expresión del cambio. Siguiendo el camino marcado por las grandes tecnológicas, las empresas invierten en creatividad para sorprender con unos nuevos espacios que potencien su modelo organizativo, capten talento y demuestren singularidad.

Por: Raúl Alonso. Ilustración: Romualdo Faura

La oficina territorial con un puesto de trabajo por empleado ya es historia. Nace la oficina flexible, totalmente conectada, con espacios para la creatividad grupal y la concentración individual. “El mundo ha cambiado, y la forma en la que trabajamos, también. Es incoherente seguir haciéndolo en la misma sede de hace 50 años”. Francisco Vázquez, presidente del estudio de diseño 3G Office, está convencido de que la sede corporativa vive un proceso de reflexión para adaptarse a las exigencias de las nuevas tecnologías y, sobre todo, a unos empleados más colaborativos, creativos y móviles. Se trata de un cambio vital para un sector como el turístico, que ahora convierte su sede en embajadora de esa experiencia diferencial prometida a clientes y empleados.

Hace apenas un año se trasladó al edificio de la emblemática estación de Príncipe Pío de Madrid la nueva sede de El Tenedor. Un total de 740 m2 “cuyo diseño, color y funcionalidad denotan el espíritu joven y dinámico de la empresa”, según se explicó con motivo de la inauguración. De este modo, sus oficinas centrales responden a la filosofía de una firma con una plantilla que cuenta con 32 años de edad media, que habla en 10 idiomas y en la que ahora sus empleados pueden relajarse echando un futbolín o jugueteando con los tenedores gigantes que la decoran, mientras las reuniones se convocan en salas que han sido bautizadas con los nombres de platos emblemáticos de grandes cocineros españoles.

El sector ha convertido sus oficinas en embajadoras de la experiencia diferencial prometida

“La transformación del espacio es el mejor aliado para adentrar a las empresas en los sistemas organizativos del siglo XXI. La inauguración de una nueva sede pone fecha al cambio”, explica Vázquez, cuya empresa ha acompañado en esta reflexión a grandes corporaciones desde sus estudios en 14 países: “Lo primero que hacemos cuando nos sentamos con un cliente es abrir un taller de ideas. Se trata de diagnosticar las necesidades de cada empresa partiendo del análisis de su actual realidad. Sabiendo qué se quiere conseguir, nosotros podemos ayudarle en una labor de codiseño para la que no valen soluciones estandarizadas”.

SEDES QUE ATRAEN EL MEJOR TALENTO
La sede corporativa se ha convertido en un potente canal de comunicación. Sus rompedores diseños son una auténtica declaración de su apuesta por la disrupción, por otra manera de hacer negocio, mensaje que se lanza al cliente externo y al interno. En buena manera, esta revolución la iniciaron las empresas tecnológicas. Las fotos que en estudiadas dosis han filtrado Facebook, Google o Microsoft a la prensa y los medios sociales han tenido un gran efecto llamada entre los perfiles jóvenes más preparados. “Hay una parte de las compañías que está utilizando el diseño de su sede para atraer el mejor talento, si bien es un objetivo que no se suele reconocer públicamente”, confirma Francisco Vázquez, de 3G Office. Pero quizá este hecho pudiera explicar las radicales transformaciones estéticas de algunas grandes empresas de la llamada vieja economía: mostrarse más sexys para atraer al millennial, el perfil más deseado.

“Cada empresa tiene su oficina ideal”, confirma Jonatan Molina, gerente de Ofita en Madrid. Esta empresa de equipamiento de oficina está especializada en adaptar los espacios a cada cultura de trabajo con un novedoso punto de vista: “Hasta ahora se diseñaba el lugar para satisfacer los momentos de trabajo, ya fuera el individual o el de reunión; pero ahora se diseña según la metodología de trabajo. Las empresas se organizan en torno a proyectos que desarrollan bajo la filosofía de modelos como el emprendimiento ligero o el design thinking, lo que requiere de nuevas soluciones”. En consecuencia, el mejor diseño será aquel que permita sacar todo el potencial del modelo organizativo y que cubra unas necesidades, que en el caso de la empresa turística pasan por la digitalización y la movilidad total.

Según un estudio de Ofita, “el 60% del tiempo estamos fuera del puesto de trabajo: colaborando, de visita o trabajando en otra ubicación gracias a la tecnología móvil”. De este modo, y como mínimo, en la era del trabajador nómada un 40% de los puestos laborales permanecen vacíos, lo que implica que una mejor organización puede aportar un 40% de ahorro en costes inmobiliarios, cantidad que permitiría capitalizar en pocos años la inversión para adaptar la oficina a los nuevos requerimientos.

LA NUEVA GEOGRAFÍA DE LA OFICINA
Este escenario lleva a Vázquez a afirmar que “puede haber dudas sobre el cuándo pero no sobre la necesidad que todas las empresas tienen de transformarse, algo que en España vamos a ver ya este 2017”. Un proceso en el que habrá que tener en consideración las tendencias dominantes en diseño de espacio.

Adiós a la oficina territorial. En muchas de las nuevas oficinas de la empresa turística ya no se asigna un puesto de trabajo por empleado. En su lugar se ofrece una gran diversidad de espacios para satisfacer a las distintas tipologías de trabajadores. Hay que tener en cuenta que en la nueva sede se tienen muy presentes los requerimientos del millennial que, según cálculos de Manpower, en 2020 representará más de un tercio de la plantilla. A ellos se dedican los espacios que protagonizan las fotos más sorprendentes de la arquitectura de empresa: salas en las que se trabaja en el suelo sobre grandes cojines o toboganes que permiten deslizarse hasta las plantas inferiores con más rapidez.

El mejor diseño será el que permita sacar todo el potencial del modelo organizativo y que cubra unas necesidades

Pero los expertos advierten del peligro de dejarse llevar por las modas. Porque lo importante es ofrecer la solución adecuada a cada momento: salas de trabajo general con grandes mesas corridas que fomentan la comunicación entre los empleados; puestos unipersonales con separaciones móviles (pantallas, pizarras o biombos) donde realizar trabajos individuales; u otros puestos totalmente aislados para labores de alta concentración. Otro ejemplo son los cómodos phone boxes, unas pequeñas cápsulas desde las que hacer llamadas de teléfono o videoconferencias que requieran de más intimidad.

ESPACIO PARA LA INSPIRACIÓN
En un momento en el que la mayoría del trabajo se desarrolla frente a la pantalla, los muros caen para permitir el contacto humano. La nueva oficina quiere potenciar la creatividad y la inspiración, dos ideales que se alcanzan mejor colaborando. Auténticas ágoras o plazas se levantan en empresas como Endesa. Para la eléctrica ha diseñado el estudio 3G Office un singular espacio de coworking muy del talante de un millennial al que le gusta intercambiar ideas y ser escuchado. Pizarras con ruedas o mamparas de cristal donde escribir las ideas fuerza de un proyecto o un muro con posts-it son también expresión de esta creatividad potenciada por salas de reuniones más lúdicas o cafeterías en las que relajarse sin abandonar el espacio de trabajo. Y todo, decorado con un mobiliario hasta ahora más propio de un hogar que de una oficina, diseñado “para ofrecer movilidad en la sede y no obligar a estar en la misma posición durante las ocho horas de la jornada”, explica Jonatan Molina de Ofita. “La oficina como lugar de trabajo individual está acabada, porque esas tareas se realizan mejor en casa o en cualquier otro sitio, y las empresas que quieran asegurar su competitividad deben ser conscientes de ello”.

Desaparición del despacho. “Si a partir del año 2000 desaparecieron los despachos de los cargos intermedios, ahora lo hacen los de los directivos”, afirma Molina desde Ofita: “No se trata de que no tengan un despacho, sino de que dispongan de él solo cuando lo necesiten para que el resto del tiempo mantengan un contacto más productivo con los miembros de su equipo”. Según la estimación de Ofita, si el despacho ocupó el 30% del espacio en la sede tradicional, en la oficina 2.0 pasó a un 25% para prácticamente desaparecer en la actual 3.0. Por el contrario, el 65% de la superficie se dedica a espacios multifuncionales y colaborativos.

Espacios para la reunión. “Cuando se va a la sede es para colaborar, socializar o aprender. Y ninguna de estas actividades se pueden hacer a solas”, explica Vázquez, convencido de que los espacios que más se deben potenciar son los que fomenten estos objetivos. De nuevo hay un importante cambio: “El 80% de las reuniones son de dos a cuatro personas y no confidenciales”, calcula el presidente de 3G Office. “Por eso, muchas se mantienen en salas comunes, lo que permite la interacción con otros miembros del equipo”. Y para reuniones confidenciales se diseñan espacios específicos que, “además, ofrecen los acabados más adecuados a la ocasión, según sean más protocolarias o funcionales”.

Comedor y zona de relax. Otra de las tendencias es sacar de la trastienda el comedor para ubicarlo casi como si fuera un distribuidor. Se potencia su vocación multifuncional como lugar de reunión informal, trabajo personal, descanso o celebración: “Es uno de los espacios donde más creatividad se invierte, convirtiéndose en el centro de actividad informal”, explica Molina.

Espacios para la interrelación fue una de las ventajas que los empleados de eDreams destacaron de las dos oficinas que el comparador presentó a finales de 2015 en la Zona Franca y el centro de Barcelona. Coincidiendo con su inauguración, en el blog corporativo se podía leer: “Tenemos más zonas comunes en las que el trabajo y el ocio pueden combinarse como se combinan las reuniones de trabajo con las anécdotas de las últimas vacaciones”. Un ejemplo claro de la oficina que se impondrá en los próximos años.

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