Los viajes de empresa avanzan hacia el ‘end to end’

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El III informe de Amadeus y Descyfra Consulting confirma que la profesionalización en la gestión de los viajes de empresa es una realidad, pues casi un 90% de compañías cuenta con una política definida en esta materia, más del 60% negocia directamente con los principales proveedores y se decantan cada vez más por aliados ‘end to end’, caso de taxis (44%) o servicios de parking (19%).

Por Maribel Cuevas

Un 90% de las compañías españolas dispone ya de una política de viajes definida y focalizada en el control de la gestión de esos gastos. De hecho, el 60% cuenta con herramientas de autorreserva, un porcentaje que duplica el de las empresas equipadas con dicha tecnología en 2013 y que les ha permitido ahorrar, de media, un 15,5% en viajes en los últimos dos años, pues muchas cuentan también con programas de control de gastos, de reporting y de medios de pago. Estas son las principales conclusiones del III Informe del Observatorio de Tecnología e Innovación aplicada a los viajes de empresa, elaborado por Amadeus y Descyfra Consulting, que confirma la decidida apuesta existente en este campo por la innovación tecnológica.

Este estudio bianual pone de relieve el creciente papel de los travel managers (TM), así como su protagonismo tanto en la definición de la política de viajes de sus empresas y en su cumplimiento, como en la adopción de herramientas de autorreserva y de análisis estadístico, con el propósito de optimizar los gastos de los viajes. De hecho, aunque la penetración de las tecnologías disponibles no ha crecido significativamente, los travel managers se han esforzado en desarrollar e implantar nuevas funcionalidades.

PERFIL DE LA EMPRESA OTV
El estudio refleja que las empresas con mayor gasto en viajes y más plantilla muestran mayor orientación hacia la tecnología en los viajes corporativos. Esta tendencia es más fuerte si las decisiones se toman de forma centralizada y si el responsable de gestionar los viajes es el Departamento de Compras.
Los consultados confirman que, a mayor equipamiento tecnológico, mayor crecimiento de la negociación directa con proveedores –87% hoteles, 72% alquiler de vehículos, 66% aerolíneas…– y la automatización de los procesos de preaprobación, que llega al 61,5%, frente al 38% de media en España.
El 100% de las compañías con alta Orientación a la Tecnología del Viaje (OTV) cuenta con herramienta de autorreserva y sistemas de estadísticas, y el 95% de las mismas dispone de programa de gestión de los gastos del viaje. Por el contrario, solo el 45,3% del resto de empresas tiene autorreserva, un 65% sistema de estadísticas, y un 43,2%, programa de gestión de costes derivados del viaje.
Esa vocación tecnológica genera más satisfacción con las tecnologías implantadas: las firmas con alto iOTV presentan un índice superior en más de un 20% a la media nacional, y un 42,7% en relación a la herramienta de autorreserva.

Además, este tercer barómetro ofrece por primera vez un índice de Orientación a la Tecnología del Viaje (OTV), que sitúa a las empresas españolas en una posición intermedia en el uso de estas tecnologías, con 43,1 puntos sobre 100 en media nacional. No obstante, España registra una alta dispersión de resultados, pues solo el 20% de las compañías se sitúa en el segmento de alta orientación tecnológica (por encima de 67 puntos sobre 100), mientras el 80% está por debajo, con una media de 33,4 puntos sobre 100.

CAMINO AL ‘END TO END’
El director general de Amadeus España y Portugal, Fernando Cuesta, tiene claro que, en un futuro próximo, “el viaje corporativo experimentará grandes cambios, la gran mayoría relacionados directamente con la evolución tecnológica”. Y afirma que la meta será “la generalización de tecnologías end to end, que cubran el ciclo integral del viaje”, porque ello “multiplicará la eficiencia y la capacidad de las empresas para aunar productividad y servicio óptimo al viajero de empresa”.

Por su parte, José Antonio Vicente Pascual, de Descyfra, resalta “el trabajo desarrollado por las organizaciones para integrar la tecnología como un pilar esencial en el cumplimiento de su política de viajes para obtener todos los beneficios que la tecnología puede aportar en ahorro de costes y automatización de procesos”.  En su opinión, “es vital contar con la figura del travel manager como líder en la integración y adopción de la tecnología en una organización para lograr este cambio y mejorar la orientación a la tecnología”.

Esta tercera edición de este informe del Observatorio se ha realizado sobre un universo de unas 2.000 empresas de implantación nacional, con un índice de inversión variado, que cuentan con un gestor de viajes, lo que lo convierte en un referente para cuantos participan en el viaje corporativo.

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LA AUTORRESERVA, PILAR ESENCIAL
Las compañías señalan a la herramienta de autorreserva como pilar estratégico para la gestión de sus viajes, lo que ha propiciado que desde el anterior barómetro su adopción haya crecido un 20%, hasta alcanzar al 59,2% de las empresas, delegando mayoritariamente en la agencia de viajes su implantación para, seguidamente, desarrollar planes de mejora de la misma en dos de cada tres casos.

Esa creciente disponibilidad de la autorreseva ha permitido un ahorro medio del 15,5%, cuatro puntos más que en 2015, y hasta un 17,7% si el plan está ejecutado. No obstante, los gestores de viajes reclaman formularios complementarios que permitan a los usuarios solicitar contenido no incluido en la herramienta, dado que solo el 46% cuenta con ellos.

Para la gestión de los gastos, el 54,5% de las compañías dispone de un software específico que controla la liquidación de estos, principalmente digitalizando los tickets (50%), una opción impulsada por el área de finanzas o administración (63% de los casos).

Asimismo, un 75% de las compañías cuenta con un sistema para explotar las estadísticas de sus viajes, lo que se ha traducido en la disponibilidad de cuadros de mando en el 62% de los casos, 20 puntos más que hace dos años, siendo las agencias de viajes la fuente de información en el 82% de los casos.

Por último, a la hora de seleccionar soluciones tecnológicas y proveedores, los criterios más valorados por las compañías, por encima del precio y rapidez de implantación, son la parametrización y un buen servicio técnico.

MEJORAS PENDIENTES
La mitad de los TM, según el III Informe del Observatorio de la Tecnología e Innovación aplicada a los viajes de empresa, cree que existe margen de mejora en la gestión de los viajes corporativos y reclama avanzar en la adopción de la tecnología end to end. Entre sus peticiones concretas destacan las siguientes:

• Desarrollar soluciones que permitan incluir todos los servicios del ciclo integral de los viajes, integrar toda la información en los sistemas de reporting y personalizar los informes.

• Refuerzos tecnológicos para automatizar y simplificar los procesos, una parametrización de las herramientas de autorreserva y soluciones de movilidad para todo el ciclo del viaje, desde la reserva hasta la liquidación de gastos.

“El ‘end to end’ multiplicará la eficiencia de las empresas para aunar productividad y servicio óptimo”
Fernando Cuesta, director general de Amadeus España y Portugal

• Crear una solución tecnológica única para reservar todos los proveedores de un viaje.

• Una formación con mayores contenidos técnicos sobre nuevos productos y nuevas tendencias relacionadas con la gestión del cambio cultural de las organizaciones, así como profundizar en la puesta en común de las mejores prácticas.

El objetivo de los TM no es otro que responder a retos de futuro tan relevantes para una gestión eficiente de la política de viajes como la creciente oferta de productos low cost y de la economía colaborativa, el desarrollo de la omnicanalidad, la gestión integral del viaje mediante móvil, un control de los gastos en tiempo real, la mejora de la seguridad y experiencia del viajero a través de la personalización o la homogeneización de procesos a nivel internacional o entre los diferentes países.