‘Onboarding’: flechazo entre la empresa y su nuevo empleado

Un proceso de acogida exitoso garantiza la fidelidad del empleado y acelera su productividad

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El amor a primera vista también existe en la empresa, pero requiere de un plan, recursos y la implicación de varios departamentos. Fidelizar el talento del nuevo empleado y acelerar su rendimiento es vital para evitar una rotación excesiva y reducir el abandono al mínimo.

Por Raúl Alonso. Ilustración Romualdo Faura

El 4% de los profesionales abandona su empresa después de un primer y seguramente desastroso día. El 22% de la rotación en las organizaciones se produce en los 45 días siguientes a su contratación. Dos cifras que por sí mismas justifican el auge del onboarding en la gran empresa, técnicas que persiguen la rápida, exitosa y eficiente integración del nuevo empleado. ¿Cuáles son las claves de su éxito?

Además de multiplicar los esfuerzos del equipo de selección, la sustitución del empleado huido puede representar para la empresa un coste de hasta el triple del sueldo del antiguo empleado. Este es el tercero de los convincentes datos que la consultora Deloitte ofrece en su estudio Soluciones de software para incorporación de empleados y del que la red social LinkedIn se hace eco en una publicación monográfica en la que afirma: “Haz que la primera toma de contacto con tus nuevos empleados sea satisfactoria y sube el nivel de productividad de tu equipo de gestión de candidatos”.

Recursos humanos, legal o formación son algunos de los departamentos implicados

“Onboarding es la fase de acogida de una persona en la empresa cuidando todos los detalles para que se sienta desde el primer día como en su casa, pero sabiendo trasmitir todos los valores de la organización y la estrategia de la compañía”. Así lo explica Patricia Ramos, responsable de Onboarding de Grupo Adecco, desde 2013 una de las empresas pioneras en España en la incorporación de estas técnicas.

Esta experiencia ha bajado la rotación de personal en la consultora de recursos humanos; de hecho, Ramos asegura que su éxito ha servido de modelo para la integración de planes similares en varias de las delegaciones latinoamericanas de la compañía. “Es un área donde no muchas empresas ponen el foco porque requiere de una inversión y unos recursos que no todas están dispuestas a asumir”, explica Ramos que, sin embargo, está convencida de que sus resultados justifican sobradamente el esfuerzo. 

EL ARTE DE LA ACOGIDA LABORAL
En Adecco, un proceso de onboarding alcanza los primeros seis meses de convivencia entre el empleado y la empresa “en una labor de seguimiento, formación y cuidado de la persona”. Pero, en contra de lo que pudiera creerse, todo empieza semanas antes de su incorporación. Analizamos un proceso tipo.

¿A quién implica? El Departamento de Recursos Humanos es el primer responsable del diseño del plan, ejecución y supervisión, pero siempre en estrecha colaboración con el área donde va a integrarse el nuevo empleado, en especial con su jefe directo (encargado de tutorizar todo el proceso). También cuenta con la implicación de los departamentos de Administración y Legal (para que gestionen desde el primer día la nómina y el contrato), Informática y Servicios Generales y Formación.

QUÉ DEBE PREGUNTAR EL JEFE A SU NUEVO EMPLEADO
La implicación del jefe directo es básica para tener éxito en la acogida del empleado. Para conseguir que el nuevo fichaje vuele a velocidad de crucero lo antes posible, va a necesitar dedicarle tiempo y demostrar habilidades en comunicación y empatía. Sin embargo, el jefe pocas veces está formado en esas lides. Una buena idea puede ser buscar un lugar tranquilo y sentarse a charlar:
1. ¿Qué tal? ¿Cómo te encuentras en el nuevo trabajo?
2. ¿Qué es lo que más te gusta del puesto?
3. ¿El puesto/equipo/empresa es como esperabas?
4. ¿Hay algo que te haya sorprendido? ¿Qué es?
5. ¿La formación te ha resultado útil? ¿Añadirías o cambiarías algo?
6. ¿Tienes todas las herramientas y recursos que necesitas?
7. ¿Qué tal la relación con tus compañeros?
8. ¿Te sientes excluido/a en algún aspecto?
9. ¿Hay algo que deberíamos facilitar a los nuevos empleados y no lo hacemos?
10. ¿Qué es lo que va bien y lo qué no va tan bien?
11. ¿Tienes alguna duda sobre tu puesto, el equipo o la empresa?
12. ¿Puedo hacer algo más como jefe?
13. ¿Qué puedo hacer para facilitarte la transición al nuevo puesto?
Fuente: LinkedIn (‘Kit de incorporación de personal’).

Tres pasos vitales antes de la bienvenida. LinkedIn recomienda que las comunicaciones con el nuevo empleado no se corten entre la confirmación de la aceptación de su candidatura y su incorporación. En un correo se le debe dar la bienvenida oficial, ofreciéndole información de valor sobre el que va a ser su primer día en la empresa: el programa que le aguarda (presentación, recorrido por las dependencias, reunión de equipo…), qué debe llevar (DNI, número de cuenta bancaria…) o el protocolo de vestimenta.

Hay que recordar que el objetivo es facilitar su integración, por lo que la empresa debe saber responder a las dudas generales que de forma común tienen sus empleados: no es lo mismo integrar a un piloto de aerolínea que a un comercial de una agencia de viajes, ni va a tener las mismas necesidades una persona en su primer empleo que un ejecutivo sénior.

Imposible realizar una buena acogida si con antelación no se prepararon todas las herramientas necesarias para el desempeño de sus responsabilidades. El puesto de trabajo debe estar asignado y disponible desde el primer minuto, el equipo informático programado y el teléfono y acceso a redes internas totalmente operativas.

Como tercer punto, Ramos recuerda la importancia de trabajar en su programa de formación: “Nos ponemos en contacto tanto con las áreas trasversales como con las homólogas para diseñar un plan de inducción exclusivo para él”.

El primer día. Llega el gran momento: “Le recibe siempre su manager, es su responsable jerárquico más próximo y es importante que se conozcan desde el primer momento. Él va a ser el encargado de acogerle y acompañarle en la firma del contrato”, explica Ramos.

El manual de acogida o guía de bienvenida de la empresa es otra de las herramientas fundamentales para un onboarding exitoso: “Cuando los nuevos empleados vayan familiarizándose con su puesto y con la empresa, consultarán este recurso a diario”, se defiende desde LinkedIn.

En estas primeras horas se le deben enseñar las instalaciones y presentarle a los compañeros: “Es imposible que un primer día no sea intenso, pero sí es posible hacerlo distendido”, explica Ramos. “Incluso se puede haber organizado una comida con el equipo; lo importante es lograr que se sienta bienvenido y valorado”, añade.

El papel de sus compañeros. En esta misión de acogida también debe estar implicado el equipo. Si es necesario, en las dos primeras semanas se tendrá en cuenta la llegada de un nuevo compañero a la hora de planificar la agenda. El objetivo es no dejarle solo y asegurarse de0 que está suficientemente preparado antes de asumir en soledad cualquier posible imprevisto en sus responsabilidades.

La labor de supervisión. El Departamento de Recursos Humanos realiza una especial labor de seguimiento durante todo el periodo de acogida que se ha marcado. Llamadas telefónicas –con una periodicidad no agobiante–, encuestas de satisfacción y alguna reunión son imprescindibles para evaluar el grado de satisfacción del empleado y la eficacia del plan diseñado. El protocolo debe ser lo suficientemente flexible como para responder a imprevistos o ineficiencias: “Los planes se hacen a la medida de cada puesto y persona; por eso es tan importante realizar un seguimiento que permita una mejora continua”.

En esta labor va a ser muy importante la capacidad de empatía que el equipo de onboarding sea capaz de demostrar: “Es uno de los errores más comunes, pero basta con recordar que todos hemos dado los primeros pasos en una nueva organización. Lo importante es ponerse en la piel del otro y utilizar la suficiente pedagogía”.

Aunque aún no de forma muy extendida, los equipos de onboarding van ganando espacio y reconocimiento en organizaciones muy diversas. “Cuanto más inviertes más fidelizas al empleado, porque reconoce, entiende y comparte los valores de la empresa, lo que le convierte en un miembro del equipo más eficiente”, recuerda Patricia Ramos.