Ignacio Asín

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Elementos clave en la gestión de los viajes corporativos

Son tantos los factores que intervienen en la gestión de los viajes corporativos que es imposible analizarlos todos en un solo artículo. No obstante, dentro de los aspectos a tener en cuenta, hay algunos que yo definiría como fundamentales. El primero de ellos es analizar el rol que desempeñan las agencias de viajes como principal proveedor para las empresas, y su papel como intermediario entre el demandante de servicios y los prestatarios finales de los mismos. En una actividad como es el corporate travel, hay que asentar las bases de una relación profesional de confianza con el objetivo puesto en el medio plazo. La importancia de confiar en quien proporciona los servicios hace que los roles de travel y account manager cobren su verdadera dimensión, ya que hay que construir relaciones personales que repercutan directamente en la fluidez del servicio y la resolución de incidencias de gestión que surjan.

Aunque mayoritariamente los travel managers están satisfechos con el servicio que les proporciona su agencia, siempre hay posibilidades de mejora. También se da el caso de empresas que no optimizan los servicios que la agencia de viajes les debe proporcionar, bien por desconocimiento de la posibilidad de demandarlos, bien porque desconfían de la gestión de esa oficina. Para ello, hay que repasar todos los servicios que esta puede proporcionar.

Hay que buscar la mejoría del sistema de reporting, simplificando la forma en la que se recibe la información y con la necesaria proactividad de los actores a la hora de sugerir mejoras tanto en servicio como en acuerdos comerciales con proveedores. Aun así, si la relación está deteriorada por falta de confianza, es necesario cambiar de prestatario de servicios pues, aunque el proceso del cambio sea costoso, a la larga es beneficioso.

@ Gugurian.
@ Gugurian.

Adicionalmente es importante una revisión general periódica de las condiciones que se apliquen. Es sano para una relación profesional verla desde distintos ángulos y replantearse las condiciones de mercado y, sobre todo, tener siempre presente que un buen negocio es cuando las dos partes están satisfechas con lo que se obtiene del acuerdo. Un buen servicio siempre tiene un coste y la transparencia, fiabilidad y espíritu colaborativo deben primar en la relación profesional.

El segundo aspecto que considero fundamental en la gestión de los viajes de empresa es tener una política de los mismos bien definida. En los últimos años, son muchas las corporaciones que han tenido que hacer ajustes en sus políticas de viajes debido a las circunstancias económicas. Ejecutarlo no es agradable, básicamente porque afecta a las condiciones de trabajo de los empleados. No debemos olvidar que, en los años de bonanza, las políticas de viajes fueron muy generosas, pasando por alto en muchos casos determinados gastos. Además, las tarjetas de fidelización y sus puntos acumulados eran otro extra para los empleados.

[quote_left]La relación comercial con el intermediario, las normas de juego de la empresa y la eficiencia son los puntos principales en la gestión de viajes de empresa [/quote_left]

Ahora las cosas han cambiado. Prácticamente han desaparecido los vuelos en business. Los billetes se ajustan a vuelos cerrados y se prima la tarifa más económica, incluso utilizando líneas aéreas low cost. Los hoteles se ajustan en sus estrellas, utilizándose para determinados viajes categoría 3 estrellas. Las de coches de alquiler se reducen, pidiéndose para desplazamientos urbanos clase B… y los gastos de viaje se miden al detalle.

REQUISITOS PARA ACERTAR
Una política de viajes bien definida y correctamente implementada en la empresa es una de las mejores herramientas de gestión. No obstante, para ello es necesario que se cumpla una serie de requisitos. En primer lugar, la involucración de la alta dirección de la empresa. Sin el compromiso de toda ella, su cumplimiento estricto es un imposible. En segundo lugar, una buena comunicación interna que transmita a los empleados fiabilidad, a la vez que el hecho de que las medidas que recoge no son en contra del empleado, sino a favor de la buena gestión y eficiencia de los recursos de la empresa. Además es básico el seguimiento del cumplimiento de la misma y aplicación de medidas correctoras en caso de desvío o incumplimiento por parte de algunos de los viajeros. Tan importante es el premio al cumplimiento como la penalización a la no observancia de la norma.

Por último, es necesaria la correcta aplicación de la tecnología como elemento principal para la gestión. Hoy en día, las apps reducen considerablemente el error humano, aumentan la eficiencia de la gestión y simplifican procesos internos, reduciendo de manera eficiente los costes indirectos y ocultos derivados de una gestión deficiente. En cualquier caso, lo importante es saber identificar qué soluciones tecnológicas son las adecuadas para cada perfil de empresa. No existe una solución lineal para todas, y los costes de implementación deben ser tenidos en cuenta a la hora de considerar cuales son óptimas para el consumidor. OBT (Online Booking Tools) y aplicaciones de gestión de gastos de viaje son las primeras que deben ser evaluadas.

En conclusión, la relación comercial con el intermediario, las normas de juego de la empresa y la eficiencia en la gestión son los tres puntos principales que debemos tener presentes si queremos una buena gestión de viajes corporativos.