Las ventajas de la eficiencia automática (RPA)

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PwC estima que el 45% de las actividades manuales en las empresas pueden automatizarse y generar importantes ventajas en costes y eficiencia. La automatización de procesos del futuro se basará en herramientas de Robotic Process Automation (RPA) que permitirán alcanzar mejoras de la productividad superiores al 30%.

Por Lola Sánchez. Ilustración: Alberto García

Robótica, automatización, aprendizaje de máquinas, revolución cognitiva… El progreso tecnológico inaugura una etapa de oportunidades y desafíos que las empresas deben asimilar y responder con rapidez. La robótica y la inteligencia artificial son ya disciplinas más próximas a la realidad que a la ciencia ficción.

Las grandes empresas están apostando por las tecnologías de robótica y cognitivas como palancas de competitividad y los inversores no dudan en impulsarlas y apostar por sus beneficios. Bank of America calcula que el mercado mundial de robots e inteligencia artificial superará los 152.000 millones de dólares en 2020, mientras que la consultora financiera Merrill Lynch augura que la adopción de estas tecnologías podría mejorar la productividad en un 30%. Desde otro punto de vista, según las estimaciones de PwC, el 45% de las actividades manuales en las empresas pueden automatizarse, con una notable mejora de su organización y la generación de importantes ventajas en gastos y eficiencia.

La robótica engloba básicamente tres grandes áreas: software de Robotic Process Automation o RPA, tecnología cognitiva e Inteligencia Artificial. Un trío de conceptos engranados que están escalando posiciones imparablemente como fuente de ventaja competitiva y, aunque las tres se encuentran en diferentes etapas de madurez, RPA ya se considera una tecnología madura, no invasiva y con un retorno de la inversión inferior al año. Como asegura la consultora Deloitte, RPA es una buena alternativa para reducir o eliminar carga de trabajo humano en procesos voluminosos de back office y capaz de integrarse de manera armónica con las aplicaciones TI existentes en múltiples entornos.

RPA: UNA TECNOLOGÍA DE BAJO RIESGO Y NO INVASIVA
Puede superponerse en sistemas existentes que permiten la creación de una plataforma para introducir algoritmos más sofisticados y herramientas de aprendizaje automático.
Exactitud. Resultados, decisiones o cálculos correctos a la primera.
Consistencia. Procesos y tareas idénticos que reducen variaciones de salida.
Traza de auditoría. Registro de logs mantenidos completamente, esencial para el cumplimiento.
Productividad. Liberar recursos manuales para tareas de más valor añadido.
Elasticidad/flexibilidad. Ramp up/down instantáneo para hacer frente a picos y reducciones de la demanda.
Retención del personal. Permite cambiar el enfoque hacia tareas más estimulantes.
Fiabilidad. Plena disponibilidad 24/7 a lo largo de todo el año.
Apuntalamiento correcto. La independencia geográfica lo permite, sin impacto negativo en el negocio.
Fuente: Ernst & Young.

La aplicación o robot del típico software de RPA funciona en la interfaz de usuario de forma similar a como trabajan las personas: mueven el ratón, utilizan el teclado, buscan en el monitor… Después de ser educado para entender cualquier proceso específico, el software puede ejecutar automáticamente las transacciones que le han sido asignadas: trabajar con datos, iniciar acciones de respuesta y colaborar con otros sistemas cuando y como sea necesario.

En definitiva, la RPA consiste en el uso de herramientas de automatización de procesos que automatizan tareas de oficina manuales y reducen el tiempo y costes de los ciclos. Con ella pueden generarse ahorros millonarios en costes laborales; sin embargo, los mayores beneficios están relacionados con la facilidad de despliegue, así como con la velocidad y agilidad que le transmite a las empresas.

AUTOMATIZACIÓN EN EL SECTOR TURÍSTICO
El turismo no es una excepción en esta evolución. Su transformación digital está muy ligada al Turismo 4.0, directamente relacionado con la aplicación de sistemas automatizados (robots) en los procesos y sistemas para reinventar los modelos de negocio y consolidar nuevas ventajas competitivas. Por esta razón, la automatización se presenta como una solución para redefinir  las funciones operativas de las organizaciones y sustituir el trabajo humano por trabajo mecánico en tareas manuales y repetitivas.

El sector servicios ha experimentado una continua expansión, convirtiéndose en uno de los sectores económicos que crecen con mayor rapidez. Este ritmo de crecimiento requiere de soluciones tecnológicas cada vez más integrales que optimicen la productividad y simplifiquen la mano de obra, ya que la demanda mundial de robots se disparará en el sector servicios hasta ser equivalente a la del industrial. Por eso, las empresas trabajan para desarrollar productos que automaticen las tareas homogéneas y con gran volumen de datos relacionadas con la gestión hotelera, al mismo tiempo que se reduzcan los costes fijos y se mejore su propuesta de valor.

REPARTO DE TAREAS
La tecnología facilita las tareas de la empresa y produce innovación, por lo que la robotización de los procesos se presenta como una alternativa real para impulsar la transformación de las operaciones de negocio, eliminando las barreras de costes elevados y largos plazos de implantaciones. Además, ofrece mejoras de la eficiencia de entre un 30%-60%. Si existen RPA capaces de gestionar fondos financieros de miles de millones de euros, ¿por qué no puede un robot planificar las vacaciones de un viajero adaptándose a sus preferencias y a su presupuesto? Como señala Ramón de la Rivaherrera, responsable de RPA en la compañía de servicios tecnológicos Everis, “el objetivo de esta tecnología es ayudar a las personas y a las empresas a ser más eficientes. Los robots pueden encargarse de realizar las tareas administrativas menos productivas, permitiendo a las personas centrarse en tareas de valor añadido que mejoren el negocio de sus compañías”.

RPA EN HOTELES Y AGENCIAS
Dentro del sector hotelero, la inversión transfronteriza, las fusiones y adquisiciones y la tecnología están cambiado el panorama mundial. La última edición del informe Global Hospitality Insights de Ernst & Young analiza las 10 claves que marcarán la actividad de la industria hotelera, entre ellas, los procesos de automatización a través de la robótica: gracias al poder de la RPA para detectar y alertar de los errores que pueden perturbar el flujo de información en una compañía, crear retrasos y añadir costes, se prevé que cada vez más hoteles adopten esta tecnología.

Por su parte, la mayoría de las agencias de viajes también se enfrentan al desafío de un entorno con alto volumen de transacciones, donde el personal se siente atrapado por las demandas de la administración de datos, reservas, procesos y sistemas. Aquí es donde interviene RPA y su capacidad de virtualizar o automatizar los procesos de reserva de principio a fin con poca o ninguna intervención manual, reducir drásticamente el coste de los itinerarios y el procesamiento de transacciones, lo que genera grandes ahorros. Así, las personas pueden dedicar menos tiempo al procesamiento de datos y más a trabajar en lo que marca la diferencia de sus negocios: sus clientes.